Beste* Buchhaltungssoftware für Ärzte in Deutschland

Umsätze aus vertragsärztlicher Regelversorgung, Privatliquidation und IGeL sollten getrennt ausgewertet werden. EBM-Leistungen werden grundsätzlich über die KV abgerechnet. Für die ambulante spezialfachärztliche Versorgung, Selektivverträge und weitere Sonderformen können andere Abrechnungswege gelten. Privatärztliche Leistungen und IGeL werden nach GOÄ gegenüber dem Zahlungspflichtigen berechnet. Eine eindeutige Referenz verbindet PVS (Praxisverwaltungssystem), Rechnung, Zahlung und Buchhaltung. FreeFinance kann Privatliquidation und offene Posten ergänzen, während medizinische Kodierung und KV-Abrechnung im PVS (Praxisverwaltungssystem) bleiben.

Eine GOÄ-Rechnung wird erst fällig, wenn sie § 12 GOÄ entspricht. Erforderlich sind insbesondere Leistungsdatum, Gebührennummer, Leistungsbezeichnung, Betrag und Steigerungssatz. Entschädigungen und Auslagen sind nach Art und Berechnung auszuweisen. Bei einer einzelnen Auslage über 25,56 Euro gehört ein Beleg oder Nachweis dazu. Überschreitungen des Schwellenwerts brauchen eine verständliche, einzelfallbezogene Begründung.

IGeL bei gesetzlich versicherten Patienten setzen vor der Behandlung eine schriftliche Zustimmung und den Hinweis auf die eigene Kostentragung voraus. Die Abrechnung erfolgt nach GOÄ für die tatsächlich erbrachten Einzelleistungen. Pauschale Paketpreise sind unzulässig. Art, Umfang und voraussichtliche Kosten sollten im Vertrag klar bezeichnet sein. FreeFinance kann Rechnung, offenen Posten und Mahnprozess abbilden. Einwilligung und medizinische Leistung bleiben im PVS (Praxisverwaltungssystem).

Nein. Umsatzsteuerfrei sind ärztliche Heilbehandlungen mit therapeutischem Zweck, etwa Diagnose, Behandlung, Linderung oder medizinische Prävention. Rein ästhetische Eingriffe ohne therapeutisches Ziel und Warenlieferungen können steuerpflichtig sein. Entscheidend ist der Zweck der konkreten Leistung, nicht allein der Arztberuf. Steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze sollten deshalb bereits bei der Rechnungsstellung getrennt erfasst werden.

Zahlungsausfälle sinken durch zeitnahe, formgerechte GOÄ-Rechnungen mit eindeutiger Rechnungsnummer. Offene Posten sollten regelmäßig mit Bankeingängen abgeglichen werden, bevor eine Mahnung ausgelöst wird. Bei Verbrauchern tritt der 30-Tage-Verzug nur mit entsprechendem Rechnungshinweis ein. Ohne diesen Hinweis ist regelmäßig eine Mahnung nötig. FreeFinance unterstützt offene Posten, Bankabgleich, Zahlungserinnerungen und Mahnwesen.

An die Finanzbuchhaltung gehören nur Daten, die für Rechnung, Zahlung und steuerliche Nachweise erforderlich sind. Diagnosen, Befunde und Behandlungsverläufe bleiben im PVS (Praxisverwaltungssystem). Die veröffentlichte FreeFinance-Datenschutzseite untersagt derzeit die Erfassung von Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Eine weitergehende Übertragung muss deshalb vorher schriftlich mit dem Anbieter geklärt werden. Bis dahin gelangen nur Finanzdaten ohne Personen- oder Gesundheitsbezug an FreeFinance. Storno, Teilzahlung und Korrekturrechnung erhalten eindeutige Referenzen.

Seit 1. Januar 2025 muss auch eine Arztpraxis E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus. Betroffen sind vor allem Eingangsrechnungen von Laboren, IT-Dienstleistern oder Lieferanten. Rechnungen an Patienten als Privatverbraucher fallen nicht unter die B2B-Ausstellungspflicht. Der strukturierte Originaldatensatz ist aufzubewahren. FreeFinance kann E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren.