Beste* Buchhaltungssoftware für Psychotherapeuten in Deutschland

GKV-Leistungen folgen Psychotherapie-Richtlinie, EBM und KV-Abrechnung. Privatleistungen ärztlicher Psychotherapeuten werden nach GOÄ berechnet. Für Psychologische Psychotherapeuten und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten gilt die GOP mit Verweis auf die GOÄ. GKV- und Privatumsätze sollten getrennt erfasst werden. Bei unsicherer vollständiger Kostenübernahme sind die voraussichtlichen Kosten vor Behandlungsbeginn in Textform mitzuteilen. FreeFinance kann Privatrechnungen, Bankabgleich und offene Posten führen.

Psychotherapeutische Sprechstunde, Akutbehandlung und probatorische Sitzungen sind fachliche Vorgänge und gehören in das Fachsystem. Gleiches gilt für Anzeige-, Antrags- und Genehmigungsstatus. Die Akutbehandlung ist nur anzeigepflichtig, nicht genehmigungspflichtig. Ein Konsiliarbericht ist vor einer Richtlinientherapie einzuholen, soweit die Vorgaben ihn verlangen. Eine Zahlungsliste ersetzt weder Behandlungsdokumentation noch Fristenkontrolle. In die Finanzbuchhaltung gelangen nur erforderliche Abrechnungs- und Zahlungsdaten.

Ein Ausfallhonorar kann im Einzelfall nach § 615 BGB entstehen. Entscheidend sind Behandlungsvertrag, verbindliche Terminvereinbarung und Praxisorganisation. Der Psychotherapeut muss zur Leistung bereit und imstande gewesen sein. Ersparte Aufwendungen und anderweitiger Verdienst sind anzurechnen. Für pauschalierten Schadensersatz in AGB gelten zusätzlich die Grenzen des § 309 BGB. Der ausgefallene Termin ist keine erbrachte GKV-Leistung und darf nicht als solche abgerechnet werden.

Nein. Steuerfrei sind psychotherapeutische Heilbehandlungen mit therapeutischem Zweck nach § 4 Nr. 14 UStG. Coaching ohne Krankheitsbezug, Unternehmensberatung, Supervision, Seminare, Vorträge oder bestimmte Gutachten können steuerpflichtig sein. Therapie und sonstige Leistungen sollten deshalb bereits im Angebot, auf der Rechnung und auf getrennten Erlöskonten eindeutig bezeichnet werden. FreeFinance kann dafür unterschiedliche Leistungsarten und Steuerschlüssel führen.

KV-Zahlungen bestehen häufig aus mehreren Abschlägen und einer späteren Restzahlung. Der Bankeingang wird deshalb regelmäßig dem Quartal und dem Honorarbescheid zugeordnet. Die sitzungsbezogene Abrechnung bleibt im PVS (Praxisverwaltungssystem). In der Buchhaltung werden Zahlungen, Einbehalte, Rückforderungen und Quartalsbezug erfasst. Korrekturen für frühere Quartale brauchen einen eigenen Belegbezug. FreeFinance kann Zahlungen mit den zugehörigen Finanzbelegen verknüpfen.

In einer Praxisgemeinschaft behandelt und rechnet jeder Psychotherapeut seine eigenen Patienten ab. Gemeinsame Räume, Mitarbeiter und Geräte beseitigen die wirtschaftliche Trennung nicht. Jeder Psychotherapeut führt eigene Patientenakten, Rechnungen und Zahlungseingänge. Zugriff auf Daten einer anderen Praxis ist nur mit Rechtsgrundlage und im erforderlichen Umfang zulässig. Eine Berufsausübungsgemeinschaft hat dagegen einen gemeinsamen Patientenstamm und eine gemeinsame Abrechnung. Verträge, Berechtigungen und Buchhaltung müssen die gewählte Kooperationsform abbilden.