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Für den Therapiebeginn müssen Personalien, Ausstellungsdatum, Diagnosegruppe sowie Arztstempel oder Arztunterschrift vorliegen. Zusätzlich sind Heilmittel, Behandlungsmenge, Frequenz, Diagnose und Leitsymptomatik auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Hausbesuch, Therapiebericht und dringlicher Bedarf sind nur bei entsprechender Verordnung relevant. Ohne Dringlichkeitskennzeichen beginnt die Therapie binnen 28 Kalendertagen. Bei dringlichem Bedarf gilt eine Frist von 14 Kalendertagen. Korrekturart und Korrekturzeitpunkt richten sich nach Anlage 3a.

Die Verordnung legt die Therapiezeit von 30, 45 oder 60 Minuten fest. Termin, Leistungsbestätigung und Abrechnungsposition müssen dazu passen. Seit 1. Juli 2026 umfasst die Regelleistungszeit zusätzlich 15 Minuten für Vor- und Nachbereitung sowie Dokumentation. Diese 15 Minuten sind keine zusätzliche Therapiezeit mit dem Patienten. Eine andere Therapiezeit darf nicht eigenmächtig angesetzt werden. Unplausible Angaben werden nach Anlage 3a behandelt.

Für die Hausbesuchspauschale muss ein Hausbesuch auf der Heilmittelverordnung vorgesehen sein. Eine zugelassene Logopädiepraxis rechnet dafür die Position 39901 ab. Die Pauschale gilt im Privathaushalt einschließlich betreutem Wohnen, in der Kurzzeitpflege oder in einer sozialen Einrichtung. Wegegeld ist enthalten. Ort, Datum, Therapie und Versichertenbestätigung müssen übereinstimmen. Bei telemedizinischer Durchführung ist die Hausbesuchspauschale nicht abrechenbar.

Volljährige GKV-Patienten zahlen grundsätzlich zehn Prozent der Heilmittelkosten und zehn Euro je Verordnung. Eine gültige Befreiung hebt diese Pflicht auf. Der Befreiungsstatus ist vor der Forderung zu prüfen. Bei geänderter Menge oder Therapieabbruch kann sich der Betrag ändern. FreeFinance kann die Patientenforderung als offenen Posten führen und mit Bar-, Karten- oder Bankzahlungen abgleichen.

Logopädische Teletherapie ist zulässig, wenn Störungsbild und Patient dafür geeignet sind. Die erste Therapieeinheit sowie Erst- und Bedarfsdiagnostik finden in Präsenz statt. Verlaufskontrollen erfolgen regelmäßig und nur in Präsenz. Aufklärung und Einwilligung müssen schriftlich vorliegen, und der Videodienst muss Anlage 7 erfüllen. Video scheidet aus, wenn unmittelbarer Kontakt oder persönliche Intervention nötig sind, etwa bei Aspirationsgefahr, Tonlosigkeit, nicht kompensierter Hörminderung oder stark schwankenden Symptomen. Pro Kalenderjahr sollen höchstens 30 Prozent der Leistungen eines zugelassenen Leistungserbringers telemedizinisch erfolgen.

Unplausible Angaben werden feldbezogen nach Anlage 3a geprüft. Die Diagnosegruppe darf nur der Arzt mit erneuter Unterschrift und Datum ändern. Fehlen Therapieminuten, gelten 30 Minuten als verordnet. Fehlt die Behandlungsmenge, muss der Arzt sie mit Unterschrift und Datum ergänzen. Überschreitet die Menge die zulässige Höchstmenge, werden nur die zulässigen Einheiten erbracht und der Arzt wird informiert. Jede Änderung muss in der vertraglich vorgesehenen Form und Frist dokumentiert sein.

Stimmaufnahmen, Schluckvideos und Therapievideos dürfen nicht in FreeFinance gespeichert werden. FreeFinance untersagt die Erfassung von Gesundheitsdaten im System. Solche Dateien gehören nur bei fachlicher Notwendigkeit in ein dafür geeignetes Therapiesystem. Auch Rechnungsdaten sind auf das erforderliche kaufmännische Maß zu begrenzen. Diagnosen und medizinische Einzelheiten gehören nicht in die Buchhaltung. Therapiedokumentation und Finanzbuchhaltung bleiben getrennt.