Beste* Buchhaltungssoftware für Hebammen in Deutschland

Seit 1. November 2025 gilt die neue Vergütungsstruktur. Seit 1. April 2026 gilt die geänderte Vertragsfassung. Die Änderungen betreffen Leistungspositionen, Zeitkontingente, Versichertenbestätigungen, Wegegeld und Dokumentationsregeln. Für jede Leistung ist die am Leistungsdatum gültige Fassung maßgeblich. Die Abrechnungssoftware muss den entsprechenden Stand verarbeiten. FreeFinance kann Einnahmen, Belege und Bankzahlungen ergänzend verwalten, ersetzt aber nicht die Hebammen-Abrechnungssoftware.

Eine formal vollständige Rechnung kann wegen eines fehlenden, fehlerhaften oder nicht gelisteten Institutionskennzeichens (IK) abgewiesen werden. Eine Hebamme verwendet für persönliche Leistungen das gültige IK des Betätigungsorts. Rechnet eine von Hebammen geleitete Einrichtung oder ein Hebammenzusammenschluss ab, ist dessen IK als abrechnendes IK anzugeben. Zusätzlich werden das IK des Rechnungsstellers und das persönliche IK der tatsächlich leistungserbringenden Hebamme in den vorgesehenen Feldern übermittelt. Name, Adresse und Bankverbindung müssen bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK aktuell sein. Änderungen sind außerdem dem zuständigen Berufsverband oder bei direktem Beitritt dem GKV-Spitzenverband unverzüglich zu melden.

Grundsätzlich ist die kürzeste einfache Strecke bis 25 Kilometer abrechenbar. Bei mehreren Versicherten auf einer Route wird die Gesamtstrecke durch deren Anzahl geteilt. Bis 50 Kilometer je einfache Fahrt gelten nur bei den vertraglich genannten Ausnahmen. Dazu zählen eine geplante Hausgeburt, eine Vertretung oder keine verfügbare Hebamme im Umkreis von 25 Kilometern. Der Ausnahmegrund und bei Vertretung der Name der vertretenen Hebamme sind anzugeben. FreeFinance kann Fahrtkostenbelege erfassen, berechnet aber keine GKV-Wegegeldposition.

Für Positionen in den Formularen 3.1 bis 3.5 der Anlage 6 dient die jeweilige Versichertenbestätigung als Nachweis. Dort nicht vorgesehene Gebührenpositionen sind von der Quittierung ausgenommen. Privatleistungen sind außerhalb des Vertrags oder über vertragliche Zeit- und Mengengrenzen hinaus zulässig, wenn sie vorher schriftlich vereinbart werden. Eine GKV-Leistung darf nicht von einer privaten Zusatzleistung abhängen. GKV-Abrechnung und Privatrechnung werden getrennt geführt. FreeFinance kann zulässige Finanzdaten zu Zahlung und Mahnung verwalten, ersetzt aber nicht die GKV-Fachabrechnung.

Hebammenleistungen mit medizinischem Zweck sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei. Warenverkäufe, fachfremde Angebote und Leistungen ohne Heilbehandlungscharakter sind nicht automatisch befreit. Bei gemischten Angeboten sollten Leistung, Rechnung, Erlöskonto und Steuerschlüssel getrennt geführt werden. FreeFinance kann steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze getrennt abbilden.