Beste* Buchhaltungssoftware für Ergotherapeuten in Deutschland

Vor Behandlungsbeginn prüft der Ergotherapeut Personalien, Ausstellungsdatum, Diagnose, Diagnosegruppe, Heilmittel, Menge, Frequenz und Leitsymptomatik. Für die Gültigkeit sind außerdem Stempel und Unterschrift des Verordners erforderlich. Hausbesuch ist nur bei entsprechender Durchführung eine Pflichtangabe. Heilmittelbereich, Therapiebericht und dringlicher Bedarf sind optionale Angaben. Ohne Dringlichkeitskennzeichen beginnt die Behandlung binnen 28 Kalendertagen, bei dringlichem Bedarf binnen 14 Kalendertagen. Korrekturen richten sich nach Anlage 3 und müssen die ursprüngliche Angabe erkennen lassen.

Seit 1. April 2024 gilt die Blankoverordnung für die Diagnosegruppen PS3, PS4 und SB1. Der Arzt legt Diagnose und Indikation fest. Der Ergotherapeut bestimmt Heilmittel, Frequenz und Behandlungsmenge innerhalb des Vertrags. Er übernimmt mehr therapeutische und wirtschaftliche Verantwortung. Auswahl, Verlauf und Änderungen müssen fachlich dokumentiert werden.

Für die Hausbesuchspauschale muss ein Hausbesuch auf der Verordnung vorgesehen sein. Im häuslichen Umfeld gilt die Position X9952. In einer sozialen Einrichtung oder Gemeinschaft gilt X9953, auch beim Besuch nur eines Patienten. Beide Positionen enthalten Wegegeld und dürfen nicht zusammen abgerechnet werden. Liegen Praxissitz und Behandlungsort am selben Ort, ist keine Hausbesuchspauschale abrechenbar. Datum, Therapie und Hausbesuch müssen auf der Verordnung bestätigt sein.

Volljährige GKV-Patienten zahlen grundsätzlich zehn Prozent der Heilmittelkosten und zehn Euro je Verordnung. Eine gültige Befreiung hebt diese Pflicht auf. Der Befreiungsstatus ist vor der Forderung und nach jedem Jahreswechsel erneut zu prüfen. Bei Therapieabbruch oder geänderter Menge kann sich der Betrag ändern. FreeFinance kann die Patientenforderung als offenen Posten führen und Zahlungen zuordnen.

Ein Scan vor dem Versand erleichtert Rückfragen und die Klärung von Absetzungen. Er ist eine Praxishilfe und keine vertragliche Pflicht. Das Original verbleibt nach der Abrechnung bei der Krankenkasse. Eine Kopie ist geschützt und nur so lange wie erforderlich aufzubewahren. Gesundheitsdaten gehören in das PVS (Praxisverwaltungssystem) oder ein geeignetes Dokumentenarchiv. In FreeFinance dürfen Gesundheitsdaten nicht erfasst werden.

Ergotherapeutische Leistungen können per Video abgerechnet werden, wenn kein unmittelbarer persönlicher Kontakt erforderlich ist. Der erste Termin findet in Präsenz statt. Aufklärung und Einwilligung müssen in Textform vorliegen. Thermische Anwendungen, temporäre Schienen und Hausbesuche sind ausgeschlossen. Der Videodienst muss Anlage 7 erfüllen und die Leistung muss als telemedizinisch gekennzeichnet werden. Je zugelassenem Leistungserbringer dürfen höchstens 30 Prozent aller Behandlungen eines Quartals telemedizinisch erfolgen.

Eine Praxisgemeinschaft bleibt wirtschaftlich und rechtlich getrennt. Für gemeinsame Kosten sollte ein nachvollziehbarer Verteilungsschlüssel schriftlich vereinbart werden. Maßstäbe können Fläche, Nutzungszeit oder tatsächlicher Verbrauch sein. Behandlungsverträge, Patientendaten und Umsätze müssen dem jeweiligen Ergotherapeuten eindeutig zugeordnet bleiben. Gemeinsames Personal und gemeinsam bezogene Leistungen brauchen klare Verträge und Belege. FreeFinance kann Kostenstellen, Belege und getrennte Benutzerrechte abbilden.